Verwaltungspauschale, Service-Pakete und Monteurvermietung: Wie Ferienwohnungs-Anbieter ihre Abrechnung mit Fakturia automatisieren

Die Gästebuchung für ein Wochenende ist Einzelgeschäft: Anfrage, Zahlung, Abreise. Wer Ferienwohnungen aber professionell betreibt oder für Eigentümer verwaltet, hat daneben ein zweites Geschäft mit regelmäßigen Zahlungen: monatliche Verwaltungsgebühren, Servicepakete, Wartungsverträge, mittelfristige Vermietungen. Dieses zweite Geschäft läuft im Büro oft per Hand, und genau dort lässt sich viel Zeit sparen.

Eine ehrliche Einordnung vorab: Fakturia ist keine Buchungs- oder Channel-Manager-Software für Kurzzeitgäste. Die Software automatisiert die wiederkehrende Abrechnung gegenüber Kunden und Partnern. Dieser Beitrag richtet sich an Anbieter, die genau diese Seite im Griff haben möchten: Ferienhausverwalter, Betreiber mehrerer Objekte, Vermittler und Vermieter von Wohnungen mit längeren Laufzeiten. Wir stellen Fakturia vor, vertiefen zwei Bereiche und gehen kurz auf ein aktuelles Thema ein, das Vermieter an Firmenkunden betrifft.

Fakturia im Überblick: wiederkehrende Abrechnung ohne Handarbeit

Fakturia ist eine Subscription-Management-Software, die den Weg vom Vertrag bis zum Zahlungseingang automatisiert. Nach Angaben des Anbieters lassen sich damit bis zu 85 % der Zeit einsparen, die sonst in die Abrechnung fließt. Entwickelt wird sie ausschließlich in Deutschland von der Luminea IT Services GmbH aus Sauerlach bei München, die seit 2007 am Markt ist und in Privatbesitz ihrer Gesellschafter steht. Die Server stehen in einem zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg, ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird abgeschlossen.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• Verträge: Abo- und Dienstleistungsverträge sowie Mietverträge mit Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.
• Rechnungslauf: Fällige Rechnungen werden automatisch erstellt und als PDF per E-Mail verschickt.
• Zahlungen: Zahlungsanbieter wie Stripe, Adyen, Unzer und PayPal oder Lastschrift über die Hausbank.
• Mahnwesen: mehrstufig, mit automatischer Verarbeitung von Rücklastschriften.
• Kundenportal: Kunden rufen Rechnungen und Dokumente selbst ab und zahlen online.
• Auszahlungen und Provisionen: Gutschriften per SEPA, auch für Vermittler.
• Buchhaltung: DATEV-Schnittstelle, Rechnungsabgrenzung und Zugriff für den Steuerberater.
• Schnittstellen: REST-API, Webhooks, Zapier und Locoia.

Vertiefung 1: Verwaltungspauschale plus Einzelleistungen auf einer Rechnung

Wer Ferienwohnungen für Eigentümer betreut, hat meist eine feste Verwaltungsgebühr pro Objekt und Monat, dazu variable Leistungen: Endreinigung, Wäschepaket, Schlüsselübergabe, kleine Reparaturen, Gartenpflege. Beides gehört auf eine saubere Abrechnung an den Eigentümer.

Die Pauschale als Abovertrag

Die monatliche Verwaltungsgebühr bilden Sie in Fakturia als Vertrag mit festem Preis ab, mit Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist. Der Rechnungslauf erstellt die Rechnung zum fälligen Zeitpunkt und versendet sie automatisch. Für Eigentümer mit mehreren Objekten oder besonderen Konditionen legen Sie Sonderpreise am Vertrag an, die dem Artikelpreis vorgehen, auf Wunsch mit „gültig ab“-Datum, sowie zeitlich begrenzte Rabatte, auch nur für einzelne Artikel.

Einzelleistungen erfassen und mitberechnen

Alles, was zusätzlich anfällt, buchen Sie als Leistung ein: eine vorerfasste Rechnungsposition, die beim nächsten Rechnungslauf automatisch auf die Rechnung kommt. Der Preis wird aus Artikel oder Vertrag gezogen und lässt sich bei Bedarf überschreiben, wenn eine Reparatur individuell berechnet wird. Zusätzlich können Sie ein frühestes Abrechnungsdatum festlegen. Dokumente wie ein Reinigungsprotokoll oder ein Leistungsnachweis lassen sich anhängen und beim nächsten Rechnungslauf per E-Mail gleich mitschicken. So bekommt der Eigentümer Rechnung und Nachweis gebündelt, und Rückfragen im Büro werden weniger.

Steuer und Buchhaltung

Welche Umsatzsteuer für welche Ihrer Leistungen gilt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Technisch sorgt Fakturia dafür, dass sie korrekt berechnet wird: Jeder Artikel gehört zu einer Warengruppe, in der steuerlich identisch behandelte Artikel gesammelt sind. An der Warengruppe lassen sich auch abweichende Erlöskonten für den FiBu-Export einstellen. Die fertigen Buchungssätze und PDF-Rechnungen übermittelt Fakturia über den Buchungsdatenservice 2.0 direkt an DATEV Unternehmen online. Ihr Steuerberater erhält über die Rollen- und Rechteverwaltung bei Bedarf einen eigenen Zugang.

Vertiefung 2: Mittel- und Langzeitvermietung sowie Eigentümerauszahlungen

Mietverträge mit Laufzeit

Immer mehr Anbieter vermieten Wohnungen für Wochen oder Monate, etwa an Monteure, Projektteams, Studierende oder Menschen im Zwischenmietverhältnis. Hier ist die Abrechnung monatlich wiederkehrend: Ein Vertrag mit Preis, Laufzeit und Kündigungsfrist, den der Rechnungslauf Monat für Monat abarbeitet. Zieht ein Mieter mitten im Monat ein oder wechselt in eine größere Wohnung, kann dank taggenauer, anteiliger Abrechnung bei Upgrade und Downgrade exakt nach Nutzungstagen berechnet werden. Wer Verträge online anbietet, benötigt außerdem den gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsbutton (§ 312k BGB), den Fakturia per Link in die eigene Website einbindet.

Geld einziehen und Mahnungen automatisieren

Bei Nutzung eines Zahlungsanbieters wird der Betrag sofort darüber abgebucht, alternativ reichen Sie Lastschriften direkt über die Hausbank ein, was meist günstiger ist. Bleibt eine Zahlung aus, schickt das mehrstufige Mahnwesen pro Stufe eine E-Mail mit der offenen Rechnung im Anhang. Kommt eine Lastschrift zurück, erkennt Fakturia das über den Kontoabruf bei finAPI, informiert den Mieter und berechnet eine frei definierbare Gebühr. Danach wird der Mieter auf Überweisung umgestellt oder der Vertrag pausiert, so wie Sie es festlegen. Im Kundenportal können Mieter außerdem ihre Rechnungen herunterladen und offene Posten online bezahlen, etwa per Sofortüberweisung oder PayPal.

Eigentümer auszahlen und Vermittler beteiligen

Wer Wohnungen von Eigentümern anmietet und selbst vermarktet, muss regelmäßig Geld auszahlen. In Fakturia ist das ein Vertrag mit negativem Betrag, der automatisch monatliche Gutschriften erzeugt, die per SEPA-Überweisung bezahlt werden. Für Vermittler, die Ihnen neue Eigentümer oder Mieter bringen, ist die Provisionsabrechnung gedacht: Sie erzeugt Abrechnungsgutschriften auf Basis der Umsätze zugeordneter Kunden, mit individuell konfigurierbaren Sätzen bis auf Artikelebene.

Aktuell: Wintersaison und Firmenkunden im Blick

Für viele Ferienwohnungs-Anbieter steht mit Weihnachten, Jahreswechsel und Wintersport die nächste Hochsaison an. Wer jetzt seine Abrechnung ordnet, hat in den ruhigeren Wochen Luft für die Einrichtung. Der kostenfreie Testmandant eignet sich dafür gut: Sie können Verträge, Preise und einen kompletten Rechnungslauf ausprobieren, bevor die Saison beginnt.

Ein zweiter Punkt betrifft Vermieter, die an Unternehmen vermieten, etwa an Firmen mit Monteuren oder Projektteams. Bei Rechnungen an andere Unternehmen gilt die E-Rechnung: Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen sie empfangen können, ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie für inländische B2B-Umsätze ausstellen, für kleinere Unternehmen gilt eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Ob und wann das Ihr Unternehmen betrifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung, dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Fakturia erstellt ZUGFeRD und XRechnung seit 2019 im normalen Rechnungslauf.

So starten Sie

Der Testmandant (Sandbox) ist kostenfrei, unverbindlich und zeitlich unbegrenzt. Legen Sie Ihre Pauschalen und Leistungen als Artikel an, erfassen Sie Testkunden und lassen Sie einen Rechnungslauf durchlaufen. Wer Unterstützung möchte, bucht das Premium-Onboarding für einmalig 1.200 Euro: Das Team richtet die Sandbox gemeinsam mit Ihnen ein und überträgt anschließend sämtliche Einstellungen in die Produktivumgebung. Vorhandene Systeme, etwa Ihre Objektverwaltung oder ein CRM, lassen sich über die REST-API, Webhooks oder die No-Code-Plattformen Zapier und Locoia anbinden.

Preislich gibt es zwei Serien: Die FLEX-Serie, seit März 2026 verfügbar, verzichtet auf eine monatliche Grundgebühr und rechnet rein umsatzbasiert ab, passend für kleine Anbieter. Die Business-Serie mit Grundgebühr und Inklusivkontingenten bleibt bestehen. Ein Wechsel von FLEX nach Business ist erst nach 36 Monaten möglich. Der Login lässt sich per Zwei-Faktor-Authentifizierung absichern.

Häufige Fragen

Mehr Informationen finden Sie auf fakturia.de und in der Dokumentation.